Wer braucht einen DSGVO-gerechten Aktenvernichter?

Die Antwort ist ganz einfach: Jeder Betrieb und jeder Verein benötigt einen Aktenvernichter, der dabei der DSGVO entsprechen muss. Dabei sind mit „Betrieb“ auch Einzelunternehmer und freiberufliche Selbstständige gemeint. Ob Handwerksbetrieb, Ladengeschäft, Praxis oder Home Office: eine DSGVO-konforme Aktenvernichtung ist Pflicht. Ausnahmslos – sofern sich der Betrieb oder Verein in der EU befindet oder personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeitet. Es genügt also nicht, lediglich den Sitz außerhalb der EU zu haben.

Sicherheitsstufen der P-Kategorie ab P-4

Anhand der DSGVO-gerechten Sicherheitsstufen für Aktenvernichter zeigt diese Übersicht, worauf es bei den einzelnen Stufen ab P-4 ankommt:

Sicherheitsstufe P-4

Die Sicherheitsstufe 4 der Kategorie P befindet sich bereits auf hohem Standard. Betriebe, die sensible personenbezogene Daten verarbeiten, zum Beispiel Bewerbungsunterlagen oder Personalakten, wählen mindestens ein Gerät der Sicherheitsstufe P-4.

Sicherheitsstufe P-5

Aktenvernichter mit dem Sicherheitsmerkmal P-5 sind auf den Schutzbedarf von Daten mit Geheimhaltungsstatus ausgerichtet. Entsprechend schreddern Sie die Dokumente extra fein. Zum typischen Datenmaterial für diese Kategorie zählen Patientenakten und Prozessakten.

Kann man alte Akten denn nicht einfach verbrennen?

„Ich brauche keinen Aktenvernichter. Ich verbrenne immer alles!“ Kein Scherz, das Argument haben schon Leute gebracht, die sich keinen Aktenvernichter anschaffen möchten. Meistens handelt es sich dabei um Inhaber kleiner Unternehmen, bei denen zudem relativ wenig Daten enthaltender Papierabfall anfällt. Sie scheuen die Ausgabe für einen neuen, DSGVO-konformen Aktenvernichter. Oder sie sind bisher ganz ohne Aktenvernichtungsgerät ausgekommen, weil sie ihre alten Belege einfach mit der Hand zerreißen. Dabei wissen sie, dass ein Handriss nicht mit einem der Aktenvernichter ab Sicherheitsstufe P-4 konkurrieren kann. Also behaupten sie glatt, ihre alten Unterlagen zu verbrennen.

Aktenvernichtung durch Verbrennen sieht die DSGVO jedenfalls nicht vor. Zwar ist der Datenvernichtungseffekt gründlich, doch keine überzeugende Lösung. Die Rußentwicklung ist dabei noch das geringere Problem angesichts der Brandgefahr. Außerdem steht der Verdacht im Raum, dass der Verweis auf Datenverbrennung eine reine Schutzbehauptung ist und in Wahrheit auf einen eher laxen Umgang mit Daten hindeutet.

Worauf  man beim Kauf deines Aktenvernichters  achten sollte:

Außer sicherem Datenschutz entsprechend den Sicherheitsstufen nach DIN 66399 und den Bestimmungen der DSGVO sollte man auf diese Kaufkriterien ein Auge haben:

  • maximal einlegbare Blattanzahl
  • Richtige Schutzklasse
  • Leistungsdauer am Stück
  • Leistungsklasse ( Einzelplatz, Gruppe oder Etage )

Gehört in jedes Büro: DSGVO-konformer Aktenvernichter

Produktauswahl:

    • Einzelplatzlösung:   B24 in Sicherheitsstufe P4

    • Einzelplatzlösung (1-2 Personen):   B26 in Sicherheitsstufe P4 mit CD- Schredder

    • Guppenlösung (6-7 Personen): B34 in Sicherheitsstufe P4

    • Gruppen- Etagenlösung: P36i in Sicherheitsstufe P4

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